Especialmente ahora, con la llegada del calor, todos estamos más ralentizados, por eso es bueno que establezcamos pautas y utilicemos herramientas que nos ayuden a ser más eficaces en nuestro trabajo ¡y con menos esfuerzo!
En esta ocasión vamos a hablar de ello, del uso de la tecnología para que la gestión del tiempo que dedicas a tus tareas, en la labor de Administrador de Fincas, pueda ser más eficiente.
3 Herramientas tecnológicas para el Administrador de Fincas en la Gestión de Tiempo
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Planificación previa y Google Calendar
Hay citas y labores que puedes planificar con mucha antelación, como las juntas de propietarios anuales de las comunidades que administras.
Otras tareas son menos fáciles de prever a largo plazo. Por eso, trata de planificar de forma escalonada: a una semana, un mes y un año vista, siempre que se pueda.
Herramientas como Google Calendar te ayudan a tener todo ordenado y a que no olvides ninguna de las citas que tienes previstas, ni aquellas tareas que debes llevara a cabo en un tiempo establecido.
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Estandariza procesos y ColindarApp
La labor diaria de Administrador de Fincas tiene numerosas tareas que cuentan con un protocolo determinado, en la medida que tengas más estandarizadas esas acciones, más tiempo ganarás en la gestión de tu despacho.
Por eso, ColindarApp te ayuda a automatizar la mayoría de esas labores, para que puedas ser más rápido y más eficiente. De esta manera, podrás estandarizar un montón de procesos y contar con más tiempo para ti.
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Priorización de tareas y Excel
A la hora de planificar citas, tareas y objetivos, es bueno tenerlo por escrito. Mejor que nuestra agenda tradicional es tenerlo de una forma digital, de manera que podamos: quitar, añadir, cambiar… todo lo que necesitemos.
Excel es una herramienta extraordinaria para que tengamos listados de tareas y para que podamos ordenarlas por prioridad, según su urgencia, podamos ponerles fechas…
Ausencia de tecnología para el Administrador de Fincas en la Gestión de Tiempo
Además, es necesario que te escuches. Sobrecargarse de trabajo ayuda a todo menos a ser eficiente, así que –de vez en cuando- debes desconectar en tu jornada.
Desconectarte de todo o de parte: si tienes que escribir un informe y no dejan de llegarte mails o notificaciones, es difícil que puedas concéntrate.
Te aconsejamos la conciencia plena, el mindfulness tan de moda. Que cuando estés concentrado en una labor, dejes de atender: bandeja de entrada de email, whatsapps o llamadas de teléfono. ¡Cuando la realices, ya responderás a todo!
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