Administrador de fincas: te regalamos tiempo, ¿sabes cómo?

Entre las múltiples tareas de las que se encarga el Administrador de Fincas, se encuentra la del envío de comunicados de diferente índole, los más característicos: de convocatoria de juntas y del acta de la junta celebrada.

Pero puede haber muchos más: del estado de cuentas de la comunidad, de algún tipo de información, de una derrama extra… La comunicación con las comunidades no para y, para realizarla, hay que llevar a cabo una serie de farragosos pasos.

¡A no ser que contrates a Colindar! Y es que mira:

Envíos de comunicados por tí versus con Colindar

Si no utilizas Colindar para enviar tus comunicados:

La mayoría de los Administradores de Fincas combina el envío mediante email y el de forma tradicional, ya que no todos los comuneros tienen dirección de e-mail, siempre hay personas mayores que no lo utilizan.

Igualmente, hay vecinos que no lo quieren dar o que prefieren que se les envíen las comunicaciones importantes mediante la forma tradicional: citaciones a la junta, las actas… Ya sabemos: ¡que hay gente «pa to»!

Así las cosas, cualquier envío de comunicados se convierte en un arduo trabajo, en una labor duplicada y que conlleva 11 pasos en total: ¿cuánto supone esto en el tiempo de tareas de tu despacho? 

Estos son los 11 pasos que debes llevar a cabo en e-mail + envío tradicional: 

  1. Crear el comunicado. Redactas el propio comunicado. Este es, lógicamente, el primer paso y el más importante. Pero vamos a centrarnos en los 11 que conlleva el envío del mismo, una vez  redactado.

Envío mediante e-mail: 

  1. Buscar listado de correos electrónicos para enviarlo. Y aquí no entramos en sí los vas adjuntando uno a uno o cómo lo tienes organizado… Según esté, requerirás de más o de menos tiempo.
  2. Crear cuerpo del correo. Mínimo debes realizar un saludo y una introducción al documento que envías en sí mismo, ya sabemos que ser educado y dar una imagen buena y profesional, es básico.
  3. Adjuntar el comunicado. Buscar el comunicado en tu ordenador y unirlo al e-mail.
  4. Enviar. Esto con dar al botón de la plataforma de envío elegida, ya está.

Envío mediante correo ordinario:

  1. Imprimir o fotocopiar. Debes hacer el número de copias que necesites del comunicado.
  2. Crear hoja de presentación. Para introducir qué es lo que envías y saludar al comunero como es debido.
  3. Adjuntar comunicado. Una vez tengas ambas páginas (el comunicado y la de presentación), las unes poniendo primero la explicativa.
  4. Introducir los anteriores en sobres. Las doblas para introducirlas en el cada sobre.
  5. Escribir dirección o etiquetas impresas. Escribes la dirección a la que van o sacas etiquetas impresas con dichas señas.
  6. Añadir sello. Pones un sello en cada uno de los sobres.
  7. Enviar. Las llevas a Correos o a la empresa de envío con la que trabajes o les llamas para que vengan a por ellas, según el plan que tengas contratado.

Si utilizas Colindar para enviar tus comunicados:

Te libras de los 11 pasos anteriores para el envío: sí, de los 4 de los envíos por email y de los 7 de los que mandas por correo ordinario. ¿Cómo?: ¡pues porque nosotros nos encargamos de todo!

Tu sólo nos das el comunicado que quieres enviar y nosotros hacemos el resto: buscar los emails, adjuntarlo, hacer las fotocopias, poner los sellos… ¡Hacemos todo!

  1. Comunicado. Nos das lo que quieres enviar.
  2. Comunidad. Nos dices a qué comunidad lo vas a mandar.
  3. Enviar. ¡Nosotros hacemos todo lo demás!

Y además, con Colindar puedes:

  • También se hacen envíos independientes al domicilio de primera vivienda (para todos aquellos que no viven en la comunidad del comunicado por ser segunda vivienda o tenerla alquilada).
  • Se tiene pleno conocimiento del estado de los envíos, en todo momento.
  • Al mismo tiempo todos los comunicados y documentación estarán disponibles en la App y serán accesibles para vecinos y AAFF, ahora nada se pierde.
  • ¿Te das cuenta del ahorro en tiempo y recursos que Colindar supone en tu despacho? Consulta las opciones que te ofrecemos llamando al: 686 680 409 o enviándonos un mail a: [email protected]