Entre las múltiples tareas de las que se encarga el Administrador de Fincas, se encuentra la del envío de comunicados de diferente índole, los más característicos: de convocatoria de juntas y del acta de la junta celebrada.
Pero puede haber muchos más: del estado de cuentas de la comunidad, de algún tipo de información, de una derrama extra… La comunicación con las comunidades no para y, para realizarla, hay que llevar a cabo una serie de farragosos pasos.
¡A no ser que contrates a Colindar! Y es que mira:
Envíos de comunicados por tí versus con Colindar
Si no utilizas Colindar para enviar tus comunicados:
La mayoría de los Administradores de Fincas combina el envío mediante email y el de forma tradicional, ya que no todos los comuneros tienen dirección de e-mail, siempre hay personas mayores que no lo utilizan.
Igualmente, hay vecinos que no lo quieren dar o que prefieren que se les envíen las comunicaciones importantes mediante la forma tradicional: citaciones a la junta, las actas… Ya sabemos: ¡que hay gente «pa to»!
Así las cosas, cualquier envío de comunicados se convierte en un arduo trabajo, en una labor duplicada y que conlleva 11 pasos en total: ¿cuánto supone esto en el tiempo de tareas de tu despacho?
Estos son los 11 pasos que debes llevar a cabo en e-mail + envío tradicional:
- Crear el comunicado. Redactas el propio comunicado. Este es, lógicamente, el primer paso y el más importante. Pero vamos a centrarnos en los 11 que conlleva el envío del mismo, una vez redactado.
Envío mediante e-mail:
- Buscar listado de correos electrónicos para enviarlo. Y aquí no entramos en sí los vas adjuntando uno a uno o cómo lo tienes organizado… Según esté, requerirás de más o de menos tiempo.
- Crear cuerpo del correo. Mínimo debes realizar un saludo y una introducción al documento que envías en sí mismo, ya sabemos que ser educado y dar una imagen buena y profesional, es básico.
- Adjuntar el comunicado. Buscar el comunicado en tu ordenador y unirlo al e-mail.
- Enviar. Esto con dar al botón de la plataforma de envío elegida, ya está.
Envío mediante correo ordinario:
- Imprimir o fotocopiar. Debes hacer el número de copias que necesites del comunicado.
- Crear hoja de presentación. Para introducir qué es lo que envías y saludar al comunero como es debido.
- Adjuntar comunicado. Una vez tengas ambas páginas (el comunicado y la de presentación), las unes poniendo primero la explicativa.
- Introducir los anteriores en sobres. Las doblas para introducirlas en el cada sobre.
- Escribir dirección o etiquetas impresas. Escribes la dirección a la que van o sacas etiquetas impresas con dichas señas.
- Añadir sello. Pones un sello en cada uno de los sobres.
- Enviar. Las llevas a Correos o a la empresa de envío con la que trabajes o les llamas para que vengan a por ellas, según el plan que tengas contratado.
Si utilizas Colindar para enviar tus comunicados:
Te libras de los 11 pasos anteriores para el envío: sí, de los 4 de los envíos por email y de los 7 de los que mandas por correo ordinario. ¿Cómo?: ¡pues porque nosotros nos encargamos de todo!
Tu sólo nos das el comunicado que quieres enviar y nosotros hacemos el resto: buscar los emails, adjuntarlo, hacer las fotocopias, poner los sellos… ¡Hacemos todo!
- Comunicado. Nos das lo que quieres enviar.
- Comunidad. Nos dices a qué comunidad lo vas a mandar.
- Enviar. ¡Nosotros hacemos todo lo demás!
Y además, con Colindar puedes:
- También se hacen envíos independientes al domicilio de primera vivienda (para todos aquellos que no viven en la comunidad del comunicado por ser segunda vivienda o tenerla alquilada).
- Se tiene pleno conocimiento del estado de los envíos, en todo momento.
- Al mismo tiempo todos los comunicados y documentación estarán disponibles en la App y serán accesibles para vecinos y AAFF, ahora nada se pierde.
- ¿Te das cuenta del ahorro en tiempo y recursos que Colindar supone en tu despacho? Consulta las opciones que te ofrecemos llamando al: 686 680 409 o enviándonos un mail a: [email protected]
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