Ventajas de realizar las citaciones de forma digital. Soluciones ColindarApp

Como Administrador de Fincas te hacemos una pregunta: ¿crees que no hay tanta diferencia entre realizar tus citaciones a junta de propietarios de forma habitual y hacerlo de forma digital?  

Total… es algo que llevas haciendo toda la vida y tampoco pasa nada, no es para tanto, se hace y ya está… no son necesarios tantos pasos ¿no?… ¿o sí?

La realidad es que llevar a cabo las citaciones de la forma tradicional conlleva una serie de tareas obligatorias dentro del proceso que, realmente, te generan inversión en tiempo y en dinero. Se trata de varias acciones que te restan recursos que podrías dedicar a otros cometidos.

Citaciones de la forma tradicional versus digital con ColindarApp

Citaciones a juntas de propietarios de la forma tradicional: ¡Mínimo 9 requisitos!

Para llevar a cabo citaciones a juntas de propietarios de la forma tradicional debes cumplir nada más y na da menos que entre 9 y 13 requisitos. ¿Te lo habías planteado alguna vez? ¿Lo habías calculado? Pues mira, estas son las tareas que realizas:

• • 1. Buscar plantilla de citación. Entras en tu ordenador y empiezas a buscar en tus carpetas. Si tienes tus documentos bien ordenados -en el mejor de los casos-, la encontrarás más o menos rápido.
    2. Crear copia. Tienes que crear una copia de esa plantilla general para poder modificarla y, así, hacerla específica para la citación a junta que quieres realizar en concreto y para la comunidad a la que te diriges.
    3. Actualizar y modificar los campos necesarios manualmente. Modificas todos los campos que son requeridos, uno a uno y de forma manual.
    4. Guardar el documento y archivarlo. Tienes que guardar esos cambios en un documento específico para esa citación.
    5. Imprimirlo. Lo imprimes porque tienes que firmar el documento.
    6. Firmarlo. Debe llevar tu firma para que sea profesional y tenga más validez.
    7. Escanearlo. Tienes que escanear el documento con tu firma, ya que el que está en tu ordenador no cuenta con tu rúbrica.
    8. Volver a guardar y archivar. Una vez escaneado el documento tienes que archivarlo en tu ordenador. (De acuerdo, estos 2 últimos pasos se pueden simplificar si tienes una imagen de tu firma -con suficiente calidad y fondo transparente- guardada y la pones en el documento).
    9. Imprimir las copias. Lo imprimes porque necesitas tener una versión física para realizar todas las copias que debes enviar a los propietarios de esa comunidad a citar. Debes imprimir el número de copias necesario.
    10. Meter en sobres. Tendrás el mismo número de sobres que de copias, claro, y tienes que guardar cada una de las citaciones en cada uno de ellos.
    11. Poner la etiqueta o a mano el nombre y la dirección. Tendrás que poner uno a uno el nombre de los propietarios y la dirección de los miembros de la comunidad o tenerlo guardado en modo etiquetas (así que habrás tenido que buscar las etiquetas e imprimirlas o imprimir los sobres uno a uno con estas señas).
    12. Sellar. Le tienes que poner un sello a cada sobre para que se pueda enviar la carta por correo.
    13. Llevar a Correos o reparto en mano. Llevas todos los sobres a Correos o a alguna empresa de reparto o mucho peor los llevas en persona o mandas a alguien de tu despacho, con lo que supone en gasto de recursos de tiempo o/y económicos. (En este caso te evitas poner los sellos, claro).
    14. Crear email y adjuntar fichero. Además, se recomienda reforzar este envío mediante email. (Aunque este paso te lo puedes saltar, obviamente).

  Citaciones a juntas de propietarios con ColindarApp

  • • • • 1. Rellenar el formulario con la información. Rellenas un formulario con los campos a cambiar. El resto está todo configurado.
          2. Enviar. Lo envías.

  ¿A que merece la pena este cambio de procesos? ¿Ahorrarías mucho en tiempo y recursos verdad?