En una Comunidad de Propietarios deben existir 3 figuras: el Administrador, el Secretario y el Presidente. De hecho la Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal así lo recoge.
Dentro de esto, existen diferentes posibilidades: por ejemplo que el Administrador de Fincas sea un profesional o alguno de los vecinos, o que el Secretario y el Administrador sean la misma persona.
Si contratas a un Administrador de Fincas colegiado es más fácil saber a quién pedirle todo lo relacionado con tu comunidad de propietarios.
Hay diferentes alternativas, en este post os las vamos a contar todas y también os vamos a decir con quién deberíais contactar según lo que necesitéis pedir.
Cargos que se establecen por Ley
La Ley 49/1960, de 21 de julio, de Propiedad Horizontal ya vino a establecer en su Artículo 13 que los órganos de gobierno que debe tener una comunidad son cuatro:
-La propia Junta de propietarios
-El Presidente
-El Secretario y
-El Administrador
Además, esta Ley viene a dejar claro en dicho artículo varios conceptos relacionados con estos cargos, entre todos ellos, destacamos lo siguiente:
-Que el Presidente será nombrado entre los propietarios y que el nombramiento es obligatorio.
-Que el Presidente representa legalmente a la comunidad.
-Que puede haber Vicepresidentes, si así lo decide la comunidad y que sustituiría al presidente en casos de ausencia, vacante o imposibilidad de éste.
-Que las funciones de Secretario y Administrador serán ejercidas por el Presidente de la comunidad, salvo que estatutos o junta de propietarios -en acuerdo mayoritario- dispongan que estos cargos estén separados.
-Que los cargos de Secretario y Administrador pueden acumularse en la misma persona o nombrarse independientemente.
El Presidente es un cargo representativo
Es un cargo obligatorio. Lo normal es que el cargo tenga una duración de un año y puede ser renovable. Tiene diferentes responsabilidades, las principales son: velar porque se lleven a buen término los acuerdos de la junta de propietarios, mediar en conflictos entre los vecinos y representar legalmente a la comunidad: en juicio y fuera de él. No puede tomar decisiones si no las consulta antes con la Junta de propietarios.
Puedes acudir a él si necesitas alguna documentación relacionada con la comunidad si también ejerce las funciones de Administrador o si se está produciendo un cambio de Administrador.
El Administrador lleva la contabilidad
Este cargo puede ser asumido por el Presidente, por otro propietario de la comunidad o por un Administrador de Fincas profesional. Debe hacerse cargo de la contabilidad, de custodiar la documentación y de la gestión: búsqueda de proveedores, de presupuestos para la realización de alguna reforma, control de la realización de la mismas…
Acude a él para solicitar todas las facturas que necesites o si quieres ver el estado de las cuentas de la comunidad de propietarios. También para solicitarle cualquier documentación que custodie.
El Secretario tiene las Actas de la Junta
Al igual que en el caso del Administrador, este cargo puede ser asumido por por el Presidente, por otro propietario de la comunidad o por el Administrador -sea éste un vecino o un Administrador de Fincas profesional-. Debe ocuparse de toda la documentación de la comunidad: firma de actas, de contratos, las notificaciones a enviar o recibir…
Deberás acudir a él para certificar si una vivienda está al corriente de pago en caso de venta. También puedes pedirle todo lo relacionado con las Actas de las Juntas de propietarios. Debe guardarlas durante 5 años.
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